Recepción en Osialo
- Osi I
- 2 jun
- 7 min de lectura
Recepción es la sección donde la clínica registra la mercadería que llegó físicamente. Es una parte clave del inventario porque aquí se actualiza el stock real de los productos físicos.
La regla más importante es esta: solo se registra Recepción cuando la mercadería ya llegó a la clínica y fue contada. No se registra Recepción por promesas del proveedor, pedidos enviados o productos que todavía están en camino.
Índice rápido
1. Qué es Recepción
2. Para qué sirve
3. Qué NO hace Recepción
4. Quién puede usar Recepción
5. Diferencia entre Reposición y Recepción
6. Cuándo registrar una Recepción
7. Cuándo NO registrar una Recepción
8. Productos físicos vs servicios
9. Elegir proveedor
10. Registrar cantidades recibidas
11. Costo de compra
12. Recepción libre
13. Recepción desde un pedido de Reposición
14. Recepción parcial
15. Qué pasa con el stock
16. Errores comunes
17. Checklist antes de guardar una Recepción
18. Cierre
1. Qué es Recepción
Recepción es el registro de productos físicos que llegaron a la clínica.
Ejemplo:
Llegaron 10 unidades de Bravecto.
Llegaron 5 bolsas de alimento.
Llegaron 12 frascos de shampoo.
Llegaron 20 dosis de vacuna.
Eso corresponde a Recepción.
Esquema:
Mercadería llega físicamente
↓
La clínica cuenta lo recibido
↓
Se registra Recepción
↓
Osialo sube el stock
Recepción representa verdad física: lo que realmente entró a la clínica.
2. Para qué sirve
Recepción sirve para:
- Registrar productos que llegaron.
- Subir el stock real.
- Registrar de qué proveedor llegó la mercadería.
- Guardar cantidad recibida.
- Guardar costo de compra si corresponde.
- Cerrar o avanzar pedidos de Reposición.
- Mantener trazabilidad del inventario.
- Saber por qué subió el stock de un producto.
Esquema:
Recepción bien registrada
↓
Stock actualizado
↓
Inventario más confiable
↓
Ventas más claras
↓
Reposición más ordenada
Si no registras Recepción cuando llega mercadería, el stock puede quedar bajo aunque físicamente haya producto en la clínica.
3. Qué NO hace Recepción
Recepción no sirve para registrar ventas.
Recepción no sirve para corregir productos mal creados.
Recepción no sirve para cargar servicios.
Recepción no sirve para registrar mercadería que todavía no llegó.
Recepción no sirve para registrar promesas del proveedor.
Recepción no debe usarse para inventar stock.
Recepción no reemplaza Reposición.
Diagrama:
Recepción
└── Mercadería recibida físicamente
└── Sube stock
Diagrama:
Venta
└── Producto o servicio vendido al cliente
└── Puede bajar stock
No mezcles entrada de mercadería con salida por venta.
4. Quién puede usar Recepción
Recepción debe ser usada por Creador o Administrador, porque afecta directamente el stock y el valor del inventario.
Veterinario y Asistente pueden consultar inventario si su rol lo permite, pero no deberían registrar Recepción.
Diagrama:
Recepción
├── Creador: Sí
├── Administrador: Sí
├── Veterinario: No
└── Asistente: No
Si no ves la opción para registrar Recepción, probablemente tu rol no tiene permiso. No significa que Osialo esté roto.
5. Diferencia entre Reposición y Recepción
Reposición y Recepción no son lo mismo.
Reposición es intención de compra o pedido al proveedor.
Recepción es mercadería que llegó físicamente.
Diagrama:
Reposición
└── “Voy a pedir 10 unidades”
└── No sube stock
Diagrama:
Recepción
└── “Llegaron 10 unidades”
└── Sube stock
Ejemplo:
Preparas un pedido de 10 unidades en Reposición. El stock no cambia.
Cuando el proveedor entrega las 10 unidades, registras Recepción. Ahí el stock sube.
Regla clave: Reposición organiza el pedido. Recepción actualiza la realidad física.
6. Cuándo registrar una Recepción
Registra Recepción cuando la mercadería ya llegó físicamente a la clínica.
Ejemplos correctos:
- El proveedor entregó 10 unidades de Bravecto.
- Llegaron 5 bolsas de alimento.
- Llegaron 8 frascos de shampoo.
- Llegó parte de un pedido.
- Llegaron productos comprados directamente.
- Se recibió mercadería y ya fue contada.
Esquema:
Producto llegó
↓
Se cuenta físicamente
↓
Se revisa producto y cantidad
↓
Se registra Recepción
Si no contaste el producto, no confirmes la recepción todavía.
7. Cuándo NO registrar una Recepción
No registres Recepción si la mercadería no llegó físicamente.
Ejemplos incorrectos:
- El proveedor dijo que enviará mañana.
- El proveedor confirmó por WhatsApp, pero todavía no entregó.
- La clínica hizo el pedido, pero está en camino.
- Alguien cree que llegará hoy.
- Se quiere adelantar el stock.
- Se quiere probar el sistema.
- No se contó la cantidad real.
Esquema:
Proveedor promete enviar
↓
No registrar Recepción todavía
↓
Esperar entrega física
↓
Contar producto
↓
Registrar recién ahí
Advertencia: si registras Recepción antes de tiempo, Osialo mostrará stock que no existe físicamente en la clínica.
8. Productos físicos vs servicios
Recepción solo corresponde a productos físicos.
Producto físico:
- Tiene cantidad.
- Puede entrar a la clínica.
- Puede venderse.
- Puede bajar stock.
- Puede necesitar reposición.
Servicio:
- No llega físicamente.
- No tiene stock.
- No se recibe de proveedor como mercadería.
- No se registra en Recepción.
Ejemplos de productos:
- Bravecto.
- Alimento.
- Shampoo.
- Medicamento.
- Collar.
- Vacuna física.
- Insumos veterinarios.
Ejemplos de servicios:
- Consulta.
- Baño.
- Peluquería.
- Cirugía.
- Control.
- Aplicación.
Diagrama:
Producto físico
└── Puede entrar por Recepción
Diagrama:
Servicio
└── No entra por Recepción
Advertencia: si un servicio aparece para recibir stock, probablemente fue cargado mal en Inventario.
9. Elegir proveedor
Al registrar Recepción, conviene elegir el proveedor correcto.
Esto ayuda a saber:
- De quién llegó el producto.
- A quién se le compró.
- Con quién reclamar si algo llegó mal.
- Qué proveedor entregó mejor.
- Qué costo tuvo esa compra.
Ejemplo:
Producto: Royal Canin Gastrointestinal Perro bolsa 2 kg
Proveedor: Distribuidora VetPlus
Cantidad recibida: 5
Esquema:
Proveedor correcto
↓
Recepción clara
↓
Compra trazable
↓
Mejor control
Si no sabes qué proveedor entregó la mercadería, revisa antes de guardar. No elijas un proveedor al azar.
10. Registrar cantidades recibidas
La cantidad recibida debe ser la cantidad real que llegó físicamente.
Ejemplo:
Pedido enviado: 10 unidades.
Llegaron físicamente: 8 unidades.
Cantidad recibida: 8.
No registres 10 si solo llegaron 8.
Esquema:
Cantidad pedida: 10
Cantidad recibida: 8
↓
Registrar 8
↓
Stock sube 8
La cantidad debe coincidir con cómo está cargado el producto en Inventario.
Si el producto se vende por unidad, recibe unidades.
Si se vende por bolsa, recibe bolsas.
Si se vende por frasco, recibe frascos.
Si se vende por dosis, recibe dosis.
Advertencia: si la unidad de venta está mal, la recepción también puede quedar confusa.
11. Costo de compra
En Recepción puede registrarse el costo de compra del producto.
El costo de compra es lo que la clínica pagó por cada unidad recibida. No es lo mismo que el precio de venta al cliente.
Ejemplo:
Costo de compra: Bs. 180.
Precio de venta: Bs. 250.
Esquema:
Costo de compra
↓
Lo que paga la clínica
Precio de venta
↓
Lo que paga el cliente
Registrar costos ayuda a tener más claridad sobre compras, márgenes y decisiones de inventario.
Advertencia: no confundas costo de compra con precio de venta.
12. Recepción libre
Recepción libre es cuando registras mercadería que llegó sin venir directamente desde un pedido de Reposición específico.
Ejemplo:
La clínica compró 5 frascos de shampoo directamente al proveedor sin haber preparado pedido previo en Reposición. Cuando llegan, se registra Recepción libre.
Esquema:
Compra sin pedido previo
↓
Mercadería llega
↓
Recepción libre
↓
Stock sube
Recepción libre no debe cerrar automáticamente pedidos vivos que existan por ese producto. Si había un pedido previo, debes revisar si corresponde anularlo o recibirlo desde ese pedido.
13. Recepción desde un pedido de Reposición
Cuando la mercadería llega como resultado de un pedido preparado en Reposición, lo ideal es registrar el ingreso desde ese pedido.
Esto ayuda a cerrar correctamente el ciclo.
Esquema:
Reposición
↓
Pedido enviado
↓
Mercadería llega
↓
Registrar ingreso desde pedido
↓
Recepción
↓
Stock sube
↓
Pedido queda atendido o cerrado
Esto evita confundir una recepción libre con una recepción vinculada a un pedido específico.
14. Recepción parcial
Recepción parcial ocurre cuando llega solo una parte del pedido.
Ejemplo:
Pedido: 20 unidades.
Llegaron: 12 unidades.
Faltan: 8 unidades.
En ese caso, registra lo que llegó realmente.
Esquema:
Pedido: 20
Llegaron: 12
↓
Registrar 12
↓
Stock sube 12
↓
Revisar qué pasa con las 8 restantes
No registres la cantidad completa si no llegó completa.
15. Qué pasa con el stock
Cuando guardas una Recepción, Osialo suma la cantidad recibida al stock actual del producto físico.
Ejemplo:
Stock actual: 4
Recepción: 10
Stock final: 14
Esquema:
Stock actual: 4
↓
Recepción: +10
↓
Stock final: 14
Esto permite que Ventas, Inventario y Reposición trabajen con datos más reales.
Si la recepción está mal registrada, el stock también quedará mal.
16. Errores comunes
1. Registrar Recepción antes de que llegue la mercadería.
2. Registrar cantidades que no fueron contadas físicamente.
3. Elegir el producto equivocado.
4. Elegir proveedor equivocado.
5. Confundir costo de compra con precio de venta.
6. Registrar 10 unidades cuando solo llegaron 8.
7. Registrar una recepción libre cuando venía de un pedido específico.
8. Pensar que Reposición ya subió stock.
9. Recibir servicios como si fueran productos.
10. No revisar la unidad de venta.
11. No revisar si el producto está duplicado.
12. Registrar productos que todavía están en camino.
13. Hacer pruebas con stock real.
14. Guardar sin revisar el total recibido.
15. No anular pedidos que ya no se recibirán.
17. Checklist antes de guardar una Recepción
Antes de guardar una Recepción, revisa:
- ¿La mercadería llegó físicamente?
- ¿La cantidad fue contada?
- ¿Estoy en el producto correcto?
- ¿Es un producto físico?
- ¿No es un servicio?
- ¿La unidad coincide con cómo se vende?
- ¿Elegí el proveedor correcto?
- ¿El costo de compra está bien?
- ¿La cantidad recibida es real?
- ¿Viene de un pedido de Reposición?
- Si viene de un pedido, ¿estoy registrando desde ese pedido?
- Si llegó parcial, ¿estoy registrando solo lo recibido?
- ¿Otra persona de la clínica entendería esta recepción mañana?
Esquema:
Antes de guardar Recepción
↓
Confirmar llegada física
↓
Contar producto
↓
Revisar producto
↓
Revisar proveedor
↓
Revisar cantidad
↓
Revisar costo
↓
Guardar solo si está claro
18. Cierre
Recepción es una de las acciones más importantes para mantener el inventario real. Si se usa bien, el stock queda actualizado y la clínica puede vender, reponer y revisar reportes con más confianza.
No registres Recepción por adelantado. No registres promesas. No registres productos que todavía están en camino. Recepción significa que la mercadería llegó físicamente y fue contada.
Esquema final:
Mercadería física
↓
Cantidad real
↓
Recepción registrada
↓
Stock actualizado
↓
Inventario confiable
Regla final: Reposición es intención. Recepción es verdad física.
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