Reposición en Osialo
- Osi I
- 2 jun
- 7 min de lectura
Reposición es la sección que ayuda a la clínica a detectar productos con stock bajo, preparar pedidos al proveedor y dar seguimiento a lo que falta comprar. Es una herramienta para organizar compras, no para subir stock.
La regla más importante es esta: Reposición no significa que la mercadería ya llegó. Reposición es intención de compra. El stock cambia recién cuando se registra Recepción.
Índice rápido
1. Qué es Reposición
2. Para qué sirve
3. Qué NO hace Reposición
4. Quién puede usar Reposición
5. Diferencia entre Reposición y Recepción
6. Productos con stock bajo
7. Preparar un pedido
8. Elegir proveedor
9. Editar cantidad antes de enviar
10. Enviar pedido por WhatsApp
11. Pedido enviado
12. Anular un pedido
13. Registrar ingreso desde un pedido
14. Pedidos vivos
15. Errores comunes
16. Checklist antes de enviar un pedido
17. Cierre
1. Qué es Reposición
Reposición es la parte de Inventario donde Osialo ayuda a revisar qué productos podrían necesitar compra o reposición.
Sirve para detectar productos con stock bajo, preparar pedidos y contactar proveedores.
Esquema:
Stock bajo
↓
Reposición
↓
Preparar pedido
↓
Enviar WhatsApp al proveedor
↓
Esperar llegada de mercadería
↓
Registrar Recepción cuando llegue
Reposición ayuda a ordenar la intención de compra, pero no significa que el producto ya esté físicamente en la clínica.
2. Para qué sirve
Reposición sirve para:
- Ver productos con stock bajo.
- Ver productos agotados.
- Preparar pedidos al proveedor.
- Elegir proveedor.
- Definir cantidad a pedir.
- Abrir WhatsApp con mensaje preparado.
- Dar seguimiento a pedidos enviados.
- Anular pedidos que ya no se realizarán.
- Registrar ingreso cuando la mercadería llega, entrando a Recepción.
Esquema:
Producto bajo de stock
↓
Preparar pedido
↓
Contactar proveedor
↓
Esperar confirmación o entrega
↓
Recibir mercadería
↓
Registrar Recepción
3. Qué NO hace Reposición
Reposición no sube stock.
Reposición no registra mercadería recibida.
Reposición no confirma que el proveedor ya entregó.
Reposición no compra automáticamente.
Reposición no manda WhatsApp automáticamente.
Reposición no reemplaza la revisión humana.
Reposición no debe usarse para corregir stock.
Esquema:
Reposición
└── Intención de compra
└── No cambia stock
Esquema:
Recepción
└── Mercadería llegó físicamente
└── Sube stock
Regla principal: si el producto todavía no llegó a la clínica, no se debe registrar Recepción.
4. Quién puede usar Reposición
Reposición debe ser usada por Creador o Administrador, porque afecta compras, proveedores y control de inventario.
Veterinario y Asistente pueden consultar inventario si su rol lo permite, pero no deberían preparar pedidos ni enviar compras a proveedores.
Diagrama:
Reposición
├── Creador: Sí
├── Administrador: Sí
├── Veterinario: No
└── Asistente: No
Si no ves acciones para preparar pedidos, probablemente tu rol no tiene permiso. No significa que Osialo esté roto.
5. Diferencia entre Reposición y Recepción
Esta diferencia es clave.
Reposición es cuando la clínica decide que necesita pedir productos.
Recepción es cuando la mercadería llegó físicamente a la clínica y se registra para subir stock.
Diagrama:
Reposición
└── “Tengo que pedir Bravecto”
└── No sube stock
Diagrama:
Recepción
└── “Llegaron 10 Bravecto”
└── Sube stock
Ejemplo:
Quedan 2 unidades de un producto. Osialo lo muestra en Reposición. Preparas pedido por 10 unidades y envías WhatsApp al proveedor. El stock sigue igual. Cuando el proveedor entrega las 10 unidades, recién registras Recepción. Ahí el stock sube.
6. Productos con stock bajo
Un producto puede aparecer en Reposición cuando su stock actual está igual o por debajo del stock mínimo.
Ejemplo:
Stock actual: 3
Stock mínimo: 3
Resultado: conviene revisar Reposición.
Ejemplo:
Stock actual: 0
Stock mínimo: 3
Resultado: producto agotado o crítico.
Esquema:
Stock actual baja
↓
Llega al stock mínimo
↓
Producto aparece como necesidad de reposición
↓
Administrador revisa
Importante: stock mínimo no significa “quiero tener solo esa cantidad”. Stock mínimo significa “cuando llegue a esta cantidad, quiero revisar compra”.
7. Preparar un pedido
Preparar un pedido significa crear una intención de compra para un producto.
Pasos generales:
1. Entrar a Inventario.
2. Entrar a Reposición.
3. Revisar productos con stock bajo o pedidos pendientes.
4. Elegir producto.
5. Elegir proveedor.
6. Revisar o editar cantidad.
7. Preparar pedido.
8. Enviar WhatsApp si corresponde.
Esquema:
Producto crítico
↓
Preparar pedido
↓
Elegir proveedor
↓
Definir cantidad
↓
Revisar
↓
Enviar al proveedor
No prepares pedidos sin revisar si realmente hace falta comprar.
8. Elegir proveedor
Al preparar un pedido, debes elegir el proveedor correcto.
El proveedor debe estar bien cargado:
- Nombre claro.
- Teléfono WhatsApp correcto.
- Estado activo.
- Datos útiles.
Ejemplo correcto:
Producto: Bravecto 10-20 kg
Proveedor: Distribuidora VetPlus
Cantidad a pedir: 10
Ejemplo incorrecto:
Producto: Bravecto 10-20 kg
Proveedor: “Juan”
Cantidad: no revisada
Esquema:
Proveedor correcto
↓
WhatsApp correcto
↓
Pedido más claro
↓
Menos errores
Si el proveedor no aparece o está mal escrito, primero corrige Proveedores antes de enviar pedidos.
9. Editar cantidad antes de enviar
Antes de enviar un pedido, revisa la cantidad.
No siempre conviene pedir solo hasta llegar al stock mínimo. El stock mínimo sirve para avisar que hay que revisar, no para decir cuánto debes tener.
Ejemplo:
Stock mínimo: 3
Stock actual: 2
Pedido recomendado por la clínica: 10 unidades
La cantidad a pedir debe tener sentido según:
- Rotación del producto.
- Frecuencia de compra.
- Tiempo de entrega del proveedor.
- Espacio disponible.
- Presupuesto.
- Demanda de la clínica.
Esquema:
Stock bajo
↓
Revisar rotación
↓
Revisar proveedor
↓
Definir cantidad realista
↓
Enviar pedido
Advertencia: no envíes cantidades sin revisar. Un pedido mal hecho puede generar exceso de stock o falta de producto.
10. Enviar pedido por WhatsApp
Reposición puede abrir WhatsApp con un mensaje preparado para el proveedor.
Pero Osialo no manda el mensaje solo. El Administrador o Creador debe revisar el texto y enviarlo manualmente.
Esquema:
Pedido preparado
↓
Osialo abre WhatsApp
↓
La clínica revisa mensaje
↓
Edita si hace falta
↓
El humano envía
Antes de enviar, revisa:
- Proveedor correcto.
- Producto correcto.
- Cantidad correcta.
- Mensaje claro.
- Teléfono correcto.
- Condiciones si hace falta.
Advertencia: si se abre WhatsApp pero no presionas enviar, el mensaje no se envió al proveedor.
11. Pedido enviado
Cuando un pedido queda enviado, significa que la clínica ya hizo la gestión con el proveedor o dejó el pedido en curso.
Pero enviado no significa recibido.
Esquema:
Pedido enviado
↓
Proveedor contactado
↓
Esperar respuesta o entrega
↓
No cambia stock todavía
El stock no debe subir cuando el pedido se envía. El stock solo sube cuando la mercadería llega y se registra Recepción.
12. Anular un pedido
Anular un pedido sirve cuando ese pedido ya no se realizará.
Usa anular cuando:
- El proveedor no tiene stock.
- El proveedor subió demasiado el precio.
- La clínica decidió no comprar.
- El pedido fue creado por error.
- Se pidió al proveedor equivocado.
- La cantidad estaba mal.
- Ya no hace falta ese pedido.
Esquema:
Pedido no se realizará
↓
Anular pedido
↓
No cambia stock
↓
Reposición queda más ordenada
Anular un pedido no baja ni sube stock. Solo cancela esa intención de compra.
13. Registrar ingreso desde un pedido
Cuando la mercadería llega físicamente, se debe registrar el ingreso mediante Recepción.
Si el pedido venía desde Reposición, lo ideal es entrar desde ese pedido y registrar el ingreso relacionado.
Esquema:
Pedido enviado
↓
Mercadería llega físicamente
↓
Registrar ingreso
↓
Recepción
↓
Stock sube
↓
Pedido queda cerrado o atendido
Antes de registrar ingreso, revisa:
- Producto correcto.
- Proveedor correcto.
- Cantidad recibida real.
- Costo si corresponde.
- Si llegó todo o solo una parte.
Advertencia: no registres ingreso si el proveedor todavía no entregó físicamente la mercadería.
14. Pedidos vivos
Un pedido vivo es un pedido que todavía está pendiente, enviado o en seguimiento. Aunque el stock suba por otro ingreso, ese pedido puede seguir visible porque todavía representa una intención de compra que debe cerrarse, recibirse o anularse.
Ejemplo:
Preparaste un pedido de Bravecto al proveedor A.
Después compraste Bravecto por otro lado y registraste una recepción libre.
El pedido original sigue vivo hasta que decidas si lo anulas o lo recibes correctamente.
Esquema:
Pedido enviado
↓
Sigue vivo
↓
Debe recibirse o anularse
↓
No desaparece solo por otro movimiento
Esto evita perder control sobre pedidos enviados.
15. Errores comunes
1. Creer que Reposición sube stock.
2. Preparar pedidos sin revisar el stock real.
3. Elegir proveedor equivocado.
4. Enviar WhatsApp sin leer el mensaje.
5. Enviar cantidad incorrecta.
6. No anular pedidos que ya no se harán.
7. Registrar Recepción antes de que llegue la mercadería.
8. Confundir pedido enviado con pedido recibido.
9. Crear pedidos duplicados.
10. No revisar si el proveedor tiene WhatsApp correcto.
11. No revisar si el producto ya tiene pedido en curso.
12. Creer que un pedido desaparece solo porque el stock subió por otro ingreso.
13. No cerrar el ciclo con Recepción cuando la mercadería llega.
14. Registrar ingreso libre cuando en realidad venía de un pedido específico.
16. Checklist antes de enviar un pedido
Antes de enviar un pedido por Reposición, revisa:
- ¿El producto realmente necesita reposición?
- ¿El stock actual está correcto?
- ¿El stock mínimo tiene sentido?
- ¿Ya existe un pedido vivo para este producto?
- ¿El proveedor es el correcto?
- ¿El proveedor tiene WhatsApp correcto?
- ¿La cantidad a pedir está bien?
- ¿El mensaje está claro?
- ¿Estoy seguro de que debo enviar este pedido?
- ¿Otra persona de la clínica entendería este pedido mañana?
Esquema:
Antes de enviar pedido
↓
Revisar producto
↓
Revisar stock
↓
Revisar proveedor
↓
Revisar cantidad
↓
Revisar mensaje
↓
Enviar solo si está claro
17. Cierre
Reposición ayuda a que la clínica no se quede sin productos importantes. Pero debe entenderse correctamente: no sube stock, no confirma recepción y no compra automáticamente.
Reposición es intención de compra. Recepción es verdad física.
Esquema final:
Reposición
↓
Pedido al proveedor
↓
Esperar mercadería
↓
Recepción
↓
Stock actualizado
Regla final: no uses Reposición como si fuera Recepción. Si la mercadería no llegó, el stock no debe subir.
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