Ventas en Osialo
- Osi I
- 2 jun
- 8 min de lectura
Ventas es el módulo donde se registran las compras reales que ocurren en la clínica. Una venta puede ser de productos físicos, servicios o una combinación de ambos. Este módulo es delicado porque se conecta con ingresos, stock, inventario, oportunidades, agenda e Insights.
Una venta no es una intención. Una venta no es una cita. Una venta no es una oportunidad pendiente. Una venta debe registrarse solo cuando realmente hubo compra o cobro.
Índice rápido
1. Para qué sirve Ventas
2. Cuándo registrar una venta
3. Cuándo no registrar una venta
4. Quién puede registrar ventas
5. Venta directa
6. Venta asociada a dueño o mascota
7. Venta sin paciente asociado
8. Venta desde Agenda
9. Venta desde Oportunidades
10. Productos y servicios dentro de una venta
11. Qué pasa con el stock
12. Descuento manual
13. Total de la venta
14. Venta real vs oportunidad vendida
15. Errores comunes en Ventas
16. Checklist antes de registrar una venta
17. Cierre
1. Para qué sirve Ventas
Ventas sirve para registrar lo que la clínica realmente vendió o cobró. Puede ser una compra de mostrador, una venta relacionada con una cita, una venta que nació desde una oportunidad de OSI o una venta directa de productos y servicios.
Ejemplos:
- Venta de alimento.
- Venta de antipulgas.
- Venta de shampoo.
- Cobro de consulta.
- Cobro de vacuna.
- Cobro de baño.
- Venta de medicamento.
- Venta combinada: consulta + medicamento + producto.
Esquema:
Cliente compra
↓
Se registra venta
↓
Osialo guarda ingreso
↓
Si hay productos físicos, descuenta stock
↓
Insights muestra información más real
Ventas ayuda a que la clínica sepa qué se vendió, cuánto ingresó y qué productos físicos salieron del inventario.
2. Cuándo registrar una venta
Debes registrar una venta cuando realmente hubo compra o cobro.
Ejemplos correctos:
- El cliente compró alimento.
- El cliente pagó una consulta.
- El cliente pagó una vacuna.
- El cliente compró un antipulgas.
- El cliente pagó baño o peluquería.
- El cliente aceptó una oportunidad y compró.
- El cliente asistió a una cita y pagó un producto o servicio.
Esquema:
Hubo compra real
↓
Hubo cobro real
↓
Registrar venta
Regla principal: si no hubo compra real, no registres venta.
3. Cuándo no registrar una venta
No registres una venta si todavía no hubo compra o cobro.
Ejemplos incorrectos:
- El cliente dijo “tal vez vuelvo mañana”.
- El cliente preguntó precio.
- El cliente pidió información por WhatsApp.
- El cliente agendó una cita, pero aún no vino.
- OSI sugirió una oportunidad, pero el dueño no compró.
- El proveedor prometió traer mercadería.
- Se quiere probar el sistema.
Esquema:
No hubo compra
↓
No registrar venta
↓
No inventar ingreso
↓
No descontar stock falso
Advertencia: registrar ventas que no ocurrieron puede hacer que los reportes muestren dinero falso y que el inventario descuente productos que todavía siguen en la clínica.
4. Quién puede registrar ventas
Las ventas deben quedar en manos de los roles correctos.
Creador, Administrador y Veterinario pueden registrar ventas según la organización de la clínica. El Asistente no debe registrar ventas.
Diagrama:
Ventas
├── Creador: Sí
├── Administrador: Sí
├── Veterinario: Sí
└── Asistente: No
Esto evita que una persona sin permiso registre ingresos, descuentos o movimientos de stock por error.
Advertencia: no prestes tu usuario para que otra persona registre ventas. Cada venta debe quedar asociada a la persona correcta.
5. Venta directa
La venta directa es una venta de mostrador o caja. Sirve cuando el cliente compra algo sin que necesariamente venga desde una cita o una oportunidad.
Ejemplos:
- Cliente entra y compra alimento.
- Cliente compra un collar.
- Cliente compra antipulgas.
- Cliente paga un baño.
- Cliente compra un medicamento indicado anteriormente.
- Cliente paga consulta en caja.
Esquema:
Cliente compra en mostrador
↓
Entrar a Ventas
↓
Elegir producto o servicio
↓
Revisar cantidad y precio
↓
Registrar venta
La venta directa ayuda a registrar ingresos reales aunque no estén ligados a una cita o una oportunidad.
6. Venta asociada a dueño o mascota
Cuando sea posible, conviene asociar la venta al dueño o a la mascota correcta. Esto ayuda a que la clínica tenga más contexto histórico.
Ejemplo:
María López compra Bravecto para Luna. Lo ideal es asociar la venta a María López y a Luna.
Esquema:
Venta asociada
↓
Dueño correcto
↓
Mascota correcta
↓
Historial más completo
↓
Mejor contexto para la clínica
Esto ayuda a revisar después qué compró una mascota, cuándo compró y qué seguimiento puede corresponder.
7. Venta sin paciente asociado
A veces puede haber una venta rápida sin asociarla a una mascota. Por ejemplo, una persona compra un producto de mostrador sin dar datos completos.
Esto puede registrarse como venta, pero lo ideal es no abusar de esta opción. Mientras más ventas estén asociadas a dueños o mascotas, más útil será el historial de la clínica.
Ejemplo válido:
Un cliente de paso compra un producto y no se registra como paciente.
Ejemplo mejor:
Si es cliente frecuente, buscar o crear correctamente al dueño y asociar la venta.
Esquema:
Venta sin paciente
↓
Ingreso queda registrado
↓
Pero hay menos contexto para historial y seguimiento
8. Venta desde Agenda
Una venta desde Agenda ocurre cuando una cita fue atendida y además hubo cobro.
Ejemplos:
- Luna vino a consulta y pagó.
- Rocky vino a vacuna y pagó.
- Michi vino a baño y pagó.
- Toby vino a control y compró medicamento.
Esquema:
Cita programada
↓
Paciente asistió
↓
Hubo cobro
↓
Registrar venta desde cita
Importante: marcar una cita como completada no siempre significa registrar venta. Si el paciente vino pero no se cobró nada, puede quedar solo como completada.
Ejemplos:
“Vino a control gratuito” → Solo marcar completada.
“Vino a consulta y pagó” → Registrar venta.
“Vino por vacuna y pagó” → Registrar venta.
9. Venta desde Oportunidades
Una venta desde Oportunidades ocurre cuando OSI sugirió algo, la clínica revisó, el dueño compró y entonces se registra la venta real.
Una oportunidad no es una venta automática. Primero es una sugerencia. La clínica debe revisar, decidir, hablar con el dueño si corresponde y registrar la venta solo si realmente compró.
Esquema:
OSI sugiere oportunidad
↓
La clínica revisa
↓
Se contacta al dueño si corresponde
↓
El dueño compra
↓
Se registra venta real
Si el dueño no compró, no se debe marcar como vendida. Se debe indicar que no compró o dejar el estado correcto según corresponda.
Advertencia: marcar una oportunidad como vendida sin registrar la venta real desordena los reportes y hace que OSI crea que hubo una conversión que no ocurrió.
10. Productos y servicios dentro de una venta
Una venta puede incluir productos, servicios o ambos.
Producto: algo físico que se entrega al cliente y puede descontar stock.
Servicio: algo que la clínica realiza y no descuenta stock físico.
Ejemplos de productos:
- Bravecto.
- Alimento.
- Shampoo.
- Collar.
- Medicamento.
- Vacuna si la clínica la maneja como producto físico.
Ejemplos de servicios:
- Consulta general.
- Baño.
- Peluquería.
- Cirugía.
- Control.
- Aplicación.
Esquema:
Venta con producto físico
↓
Puede descontar stock
Esquema:
Venta con servicio
↓
Registra ingreso
↓
No descuenta stock físico
Advertencia: si un servicio fue cargado como producto con stock, la venta puede desordenar el inventario.
11. Qué pasa con el stock
Cuando vendes un producto físico que controla stock, Osialo descuenta la cantidad vendida del inventario.
Ejemplo:
Stock actual de Bravecto: 10
Venta: 2 unidades
Nuevo stock: 8
Esquema:
Stock actual: 10
↓
Venta: 2
↓
Stock final: 8
Si vendes un servicio, no debe descontarse stock físico.
Ejemplo:
Consulta general
↓
Se registra ingreso
↓
No baja stock
Por eso es tan importante que Inventario esté bien cargado. Si un producto o servicio está mal configurado, la venta puede afectar mal el stock.
12. Descuento manual
En Ventas puede usarse un descuento manual cuando la clínica decide rebajar el total de una venta.
Ejemplo:
Subtotal de la venta: Bs. 200
Descuento: Bs. 20
Total final: Bs. 180
Esquema:
Subtotal
↓
Menos descuento
↓
Total final
El descuento no debe usarse para corregir productos mal cargados. Si un precio base está mal, lo correcto es revisar el producto en Inventario. El descuento debe representar una rebaja real aplicada al cliente.
Ejemplos correctos:
- Descuento por cliente frecuente.
- Promoción autorizada.
- Ajuste comercial decidido por la clínica.
- Redondeo autorizado.
Ejemplos incorrectos:
- Usar descuento porque el producto tiene mal precio.
- Usar descuento para esconder una venta mal armada.
- Poner descuento sin autorización.
- Poner descuento mayor al valor real de la venta.
Advertencia: los descuentos afectan los reportes. No deben usarse sin criterio.
13. Total de la venta
El total de la venta debe representar el ingreso real de la clínica después de aplicar descuentos.
Ejemplo:
Producto A: Bs. 100
Servicio B: Bs. 80
Subtotal: Bs. 180
Descuento: Bs. 20
Total final: Bs. 160
Esquema:
Productos y servicios
↓
Subtotal
↓
Descuento si corresponde
↓
Total real cobrado
Antes de registrar la venta, revisa que el total final tenga sentido.
14. Venta real vs oportunidad vendida
Una oportunidad vendida debe terminar en una venta real.
No basta con decir “sí compró”. Si el dueño compró, hay que registrar qué compró, cantidad, precio y descuento si corresponde.
Ejemplo correcto:
OSI sugiere Bravecto.
La clínica contacta al dueño.
El dueño compra Bravecto.
Se registra la venta real.
El stock baja.
Ejemplo incorrecto:
OSI sugiere Bravecto.
La clínica marca “vendida”.
Pero no registra venta real.
El ingreso no queda bien registrado y el stock no se descuenta correctamente.
Esquema:
Oportunidad aceptada
↓
Dueño compra
↓
Registrar venta real
↓
Ingreso correcto
↓
Stock correcto
↓
Reporte correcto
15. Errores comunes en Ventas
1. Registrar una venta si el cliente todavía no compró.
2. Registrar una venta solo porque el cliente preguntó precio.
3. Registrar venta desde una cita si no hubo cobro.
4. Marcar una oportunidad como vendida sin registrar venta real.
5. Vender un producto duplicado o mal cargado.
6. Elegir el producto equivocado.
7. Elegir cantidad incorrecta.
8. No revisar el total antes de guardar.
9. Aplicar descuentos sin autorización.
10. Usar descuentos para corregir precios mal cargados.
11. Registrar venta en la mascota equivocada.
12. No asociar venta a dueño o mascota cuando sí corresponde.
13. Pensar que una cita completada siempre es venta.
14. Pensar que una oportunidad enviada siempre es venta.
15. No revisar si el producto físico controla stock.
16. Vender un servicio mal cargado como producto.
17. Hacer pruebas con ventas reales.
18. No revisar antes de confirmar.
16. Checklist antes de registrar una venta
Antes de registrar una venta, revisa:
- ¿Realmente hubo compra o cobro?
- ¿Estoy registrando la venta en el dueño correcto?
- ¿La mascota asociada es la correcta, si corresponde?
- ¿Elegí el producto correcto?
- ¿Elegí el servicio correcto?
- ¿La cantidad está bien?
- ¿El precio está bien?
- ¿El descuento está autorizado y tiene sentido?
- ¿El total final coincide con lo que se cobró?
- ¿Si viene desde Agenda, la cita realmente fue atendida?
- ¿Si viene desde Oportunidades, el dueño realmente compró?
- ¿Estoy evitando registrar una venta falsa o anticipada?
- ¿Otra persona de la clínica entendería esta venta mañana?
Esquema:
Antes de registrar venta
↓
Confirmar compra real
↓
Revisar dueño o mascota
↓
Revisar productos y servicios
↓
Revisar cantidad
↓
Revisar precio y descuento
↓
Confirmar total
↓
Registrar venta
17. Cierre
Ventas debe reflejar la realidad de la clínica. Cada venta registrada debe corresponder a una compra o cobro real.
Si Ventas se usa bien, Osialo puede mostrar ingresos más claros, descontar stock correctamente, conectar oportunidades con compras reales y ayudar a entender mejor el movimiento de la clínica.
Si Ventas se usa mal, puede aparecer dinero falso, stock incorrecto y reportes poco confiables.
Esquema final:
Venta real
↓
Ingreso real
↓
Stock correcto
↓
Reporte confiable
↓
Mejores decisiones
Regla final: no registres ventas que no ocurrieron. Revisá todo antes de confirmar.
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