Proveedores en Osialo
- Osi I
- 2 jun
- 7 min de lectura
Proveedores es la sección donde la clínica registra a las empresas o personas que le venden productos. Sirve para tener ordenado a quién se le compra mercadería, preparar pedidos, registrar recepciones y abrir WhatsApp con el proveedor correcto cuando hace falta reponer stock.
Un proveedor no es un cliente. El cliente compra productos o servicios en tu clínica. El proveedor le vende productos a tu clínica.
Índice rápido
1. Qué es un proveedor
2. Para qué sirve registrar proveedores
3. Quién puede gestionar proveedores
4. Cómo crear un proveedor
5. Regla del nombre: empresa primero, persona después
6. Teléfono y WhatsApp del proveedor
7. Notas del proveedor
8. Buscar antes de crear
9. Editar un proveedor
10. Activar o desactivar proveedores
11. Proveedor en Recepción
12. Proveedor en Reposición
13. Qué NO debe hacerse con proveedores
14. Errores comunes
15. Checklist antes de guardar un proveedor
16. Cierre
1. Qué es un proveedor
Un proveedor es la empresa o persona que le vende productos a la clínica.
Ejemplos:
- Distribuidora veterinaria.
- Laboratorio.
- Mayorista de alimentos.
- Tienda que entrega accesorios.
- Proveedor de medicamentos.
- Empresa que entrega insumos veterinarios.
Diagrama:
Proveedor
└── Le vende productos a la clínica
Diagrama:
Cliente
└── Le compra productos o servicios a la clínica
No confundas proveedor con cliente. Si la persona compra en tu clínica, es cliente o dueño. Si la persona o empresa le vende mercadería a tu clínica, es proveedor.
2. Para qué sirve registrar proveedores
Registrar proveedores ayuda a ordenar las compras de la clínica.
Sirve para:
- Saber a quién le compras mercadería.
- Registrar de quién llegó un producto.
- Preparar pedidos de reposición.
- Abrir WhatsApp con el proveedor correcto.
- Recordar quién entregó qué producto.
- Revisar costos.
- Reclamar si algo vino mal.
- Repetir pedidos con menos confusión.
Esquema:
Proveedor bien cargado
↓
Pedido más claro
↓
WhatsApp correcto
↓
Recepción más ordenada
↓
Mejor control de compras
Esquema:
Proveedor mal cargado
↓
Pedido confuso
↓
WhatsApp incorrecto
↓
Recepción desordenada
↓
Difícil reclamar o revisar
3. Quién puede gestionar proveedores
Todos los roles que tienen acceso al inventario pueden consultar proveedores, pero solo Creador y Administrador deben crear, editar o desactivar proveedores.
Creador: puede ver, crear, editar, desactivar y usar proveedores en Reposición y Recepción.
Administrador: puede ver, crear, editar, desactivar y usar proveedores en Reposición y Recepción.
Veterinario: puede ver proveedores como consulta, pero no debe crearlos, editarlos ni usarlos para pedidos.
Asistente: puede ver proveedores como consulta si tiene acceso a inventario, pero no debe crearlos, editarlos ni usarlos para pedidos.
Diagrama:
Proveedores
├── Creador: gestiona
├── Administrador: gestiona
├── Veterinario: consulta
└── Asistente: consulta
Si no ves el botón para crear o editar proveedor, probablemente tu rol no tiene permiso. No significa que Osialo esté roto.
4. Cómo crear un proveedor
Para crear un proveedor, entra desde Inventario y busca la sección Proveedores.
Pasos:
1. Entrar a Inventario.
2. Entrar a Proveedores.
3. Tocar “Nuevo” o la opción para crear proveedor.
4. Escribir nombre o razón social.
5. Escribir persona de contacto si existe.
6. Escribir teléfono WhatsApp.
7. Agregar notas útiles si hace falta.
8. Revisar.
9. Guardar.
Esquema:
Inventario
↓
Proveedores
↓
Nuevo proveedor
↓
Nombre correcto
↓
Contacto y WhatsApp
↓
Revisar
↓
Guardar
No hace falta llenar notas si no tienes nada útil que agregar. Es mejor dejar notas vacías que llenarlas con información desordenada.
5. Regla del nombre: empresa primero, persona después
El nombre principal del proveedor debe ser la empresa, distribuidora o laboratorio, no solo el nombre de una persona.
Ejemplos correctos:
- Distribuidora VetPlus
- Laboratorio AnimalCare
- Alimentos PetBol
- Importadora VetSalud
- Mayorista Mascotas Norte
Ejemplos incorrectos:
- Juan
- Proveedor
- Laboratorio
- El chico de los medicamentos
- Don Carlos
- El de los alimentos
Si tienes una persona de contacto, ponla en el campo de contacto o en notas, pero no uses solo su nombre como proveedor principal.
Ejemplo correcto:
Proveedor: Distribuidora VetPlus
Contacto: Juan Pérez
Ejemplo incorrecto:
Proveedor: Juan
Esquema:
Empresa clara
↓
Proveedor fácil de encontrar
↓
Pedido más ordenado
↓
Recepción más clara
6. Teléfono y WhatsApp del proveedor
El teléfono del proveedor debe estar completo y debe ser un número que pueda usarse para WhatsApp si la clínica hará pedidos por ese medio.
El teléfono no debe esconderse en notas. Debe estar en el campo correcto.
Ejemplos correctos:
Proveedor: Distribuidora VetPlus
Teléfono: celular con WhatsApp
Ejemplos incorrectos:
Proveedor: Distribuidora VetPlus
Notas: “llamar a Juan al 70000000”
Problemas comunes:
- Número incompleto.
- Teléfono fijo sin WhatsApp.
- Número de una persona equivocada.
- Teléfono escrito en notas.
- Número viejo que ya no responde.
- Número sin prefijo correcto según país.
Esquema:
Teléfono correcto
↓
WhatsApp abre bien
↓
Pedido más rápido
↓
Menos confusión
Esquema:
Teléfono mal cargado
↓
WhatsApp falla
↓
Pedido no se envía bien
↓
Pérdida de tiempo
7. Notas del proveedor
Las notas sirven para guardar información útil que no entra en los campos principales.
Ejemplos útiles de notas:
- Atiende de lunes a viernes.
- Entrega solo por la mañana.
- Tiene mejores precios en alimento.
- Pedidos grandes con 24 horas de anticipación.
- Preguntar por lista actualizada antes de comprar.
- No entrega los sábados.
Ejemplos de notas poco útiles:
- “Proveedor bueno.”
- “Ver después.”
- “Llamar.”
- “Preguntar.”
- “Varios.”
Regla: una nota debe ayudar a otra persona de la clínica a entender mejor cómo trabajar con ese proveedor.
8. Buscar antes de crear
Antes de crear un proveedor nuevo, primero busca si ya existe.
Busca por:
- Nombre de empresa.
- Nombre parecido.
- Nombre de contacto.
- Teléfono.
- Parte del nombre.
Ejemplo:
Antes de crear “Vet Plus”, busca también “VetPlus”, “Distribuidora VetPlus” o el teléfono del proveedor.
Esquema:
Buscar primero
↓
Evitar duplicados
↓
Mantener compras ordenadas
↓
Menos confusión en recepción y reposición
Advertencia: no crees otro proveedor solo porque no lo encontraste rápido. Primero busca bien.
9. Editar un proveedor
Editar un proveedor sirve para corregir o actualizar información.
Ejemplos de edición correcta:
- Corregir teléfono.
- Cambiar persona de contacto.
- Agregar nota útil.
- Corregir nombre de empresa.
- Actualizar información de entrega.
- Completar WhatsApp.
No uses editar para convertir un proveedor viejo en otro proveedor distinto.
Ejemplo incorrecto:
“Ya no compro a Distribuidora VetPlus, entonces cambio el nombre a Laboratorio AnimalCare.”
Eso mezcla historial y puede confundirte después.
Esquema:
Editar para corregir
↓
Proveedor más claro
↓
Compras más ordenadas
Esquema:
Editar para reciclar
↓
Historial confuso
↓
Recepciones y pedidos mezclados
10. Activar o desactivar proveedores
Un proveedor puede estar activo o inactivo.
Usar inactivo cuando:
- Ya no trabajas con esa empresa.
- Cambiaste de distribuidora.
- El proveedor cerró.
- No quieres usarlo por ahora.
No desactivar si:
- Todavía estás comprando a ese proveedor.
- Tiene pedidos en curso.
- Acabas de recibir mercadería de él.
- No estás seguro.
Esquema:
Proveedor activo
↓
Disponible para compras, recepción o reposición
Esquema:
Proveedor inactivo
↓
No se usa normalmente para nuevos pedidos
Advertencia: no desactives un proveedor solo porque no lo usarás esta semana. Desactívalo solo si realmente ya no corresponde usarlo.
11. Proveedor en Recepción
Cuando llega mercadería, puedes indicar de qué proveedor llegó.
Esto ayuda a:
- Saber quién entregó el producto.
- Revisar costos.
- Reclamar si algo vino mal.
- Recordar a quién le compraste.
- Repetir el pedido después si salió bien.
Ejemplo:
Llegan 10 frascos de Shampoo Clorhexidina.
Proveedor: Distribuidora VetPlus.
Esquema:
Mercadería llegó
↓
Selecciono proveedor correcto
↓
Registro recepción
↓
Stock sube ordenado
Advertencia: elegir el proveedor incorrecto puede confundirte después si necesitas reclamar, revisar costos o repetir el pedido.
12. Proveedor en Reposición
Cuando un producto está bajo de stock, Osialo puede ayudarte a preparar un pedido al proveedor.
Para que eso funcione bien:
- El proveedor debe estar bien escrito.
- Debe tener teléfono WhatsApp correcto.
- Debe estar activo.
- Debe ser el proveedor real al que se le comprará.
Osialo no compra solo. Osialo prepara el mensaje y abre WhatsApp. El Administrador revisa y envía.
Esquema:
Stock bajo
↓
Preparar pedido
↓
Elegir proveedor
↓
Osialo prepara WhatsApp
↓
Administrador revisa y envía
Importante: Reposición no sube stock. Solo prepara el pedido o intención de compra. El stock sube recién cuando la mercadería llega y se registra Recepción.
13. Qué NO debe hacerse con proveedores
No crees proveedores duplicados.
No uses nombres genéricos como “Proveedor” o “Laboratorio”.
No pongas solo el nombre de una persona si el proveedor real es una empresa.
No escondas el teléfono en notas.
No uses un teléfono fijo si necesitas WhatsApp.
No escribas números incompletos.
No elijas proveedor al azar en Recepción.
No prepares pedidos al proveedor equivocado.
No desactives proveedores que todavía se usan.
No reciccles un proveedor viejo cambiándole el nombre por otro diferente.
No compartas pedidos sin revisar el mensaje de WhatsApp.
14. Errores comunes
1. Crear el mismo proveedor dos veces.
2. Escribir “Juan” como proveedor en vez de la empresa.
3. Escribir “Proveedor” o “Laboratorio” como nombre.
4. Poner el teléfono en notas.
5. Poner un teléfono fijo sin WhatsApp.
6. Escribir un número incompleto.
7. Elegir proveedor equivocado al recibir mercadería.
8. Preparar pedido al proveedor equivocado.
9. Desactivar un proveedor que todavía se usa.
10. Crear otro proveedor solo porque no encontraste el anterior.
11. Usar un proveedor viejo para registrar otro nuevo.
12. No revisar el WhatsApp antes de enviar pedido.
13. No completar contacto si hay una persona responsable.
14. No anotar condiciones importantes de entrega.
15. Checklist antes de guardar un proveedor
Antes de guardar, revisa:
- ¿El nombre es la empresa, distribuidora o laboratorio?
- ¿La persona de contacto va en su campo correcto?
- ¿El teléfono es celular con WhatsApp si lo usarás para pedidos?
- ¿El teléfono no está escondido en notas?
- ¿El número está completo?
- ¿No estoy duplicando un proveedor existente?
- ¿Busqué por nombre y teléfono antes de crear?
- ¿Las notas son útiles?
- ¿El proveedor debe quedar activo?
- ¿Otra persona de la clínica entendería quién es este proveedor?
- ¿Este proveedor podrá usarse correctamente en Reposición?
- ¿Este proveedor podrá usarse correctamente en Recepción?
Esquema:
Antes de guardar
↓
Revisar nombre
↓
Revisar contacto
↓
Revisar WhatsApp
↓
Buscar duplicados
↓
Guardar solo si está claro
16. Cierre
Si proveedores está desordenado, la clínica puede pedir al proveedor equivocado, registrar recepciones confusas o perder tiempo buscando contactos.
Esquema final:
Proveedor claro
↓
Pedido claro
↓
WhatsApp correcto
↓
Recepción ordenada
↓
Mejor control de compras
Regla final: no crees proveedores apurado. Busca primero, escribe bien el nombre, revisa el teléfono y guarda solo si otra persona de la clínica entendería a quién se le compra.
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