Inventario en Osialo
- Osi I
- 2 jun
- 10 min de lectura
Inventario es la lista oficial de productos y servicios que la clínica vende o cobra. Es uno de los módulos más delicados de Osialo porque se conecta con ventas, stock, reposición, oportunidades, proveedores y reportes. Si el inventario está bien cargado, vender, reponer y revisar números será mucho más fácil. Si el inventario está mal cargado, las ventas, el stock, la reposición y los reportes pueden quedar confusos.
Índice rápido
1. Por qué Inventario es delicado
2. Quién puede usar Inventario
3. Producto vs servicio
4. Regla de oro: no pongas stock a un servicio
5. Carga el producto como lo vendes
7. Ejemplos de nombres correctos e incorrectos
8. Unidad de venta
9. Categoría
10. Especies objetivo
11. Precio de venta
12. Controla stock
13. Stock actual
14. Stock mínimo
15. Descripción y tags
16. Proveedores
17. Reposición
18. Recepción de mercadería
19. Carga masiva de inventario
20. Errores comunes en Inventario
21. Checklist antes de guardar
22. Cierre
1. Por qué Inventario es delicado
Inventario es la lista oficial de lo que la clínica vende o cobra. Aquí se cargan productos físicos y servicios. Osialo usa esta información para ventas, stock, reposición, oportunidades e Insights.
Si el inventario está bien cargado, vender, reponer y revisar reportes es más fácil. Si el inventario está mal cargado, muchas partes del sistema pueden confundirse.
Esquema:
Inventario bien cargado
↓
Venta correcta
↓
Stock correcto
↓
Reposición correcta
↓
Reportes más claros
↓
OSI entiende mejor el contexto
Esquema:
Inventario mal cargado
↓
Venta confusa
↓
Stock incorrecto
↓
Reposición equivocada
↓
Reportes poco confiables
↓
OSI entiende menos
La parte más importante del inventario es el nombre, porque en Osialo el nombre funciona como el identificador humano principal del producto o servicio.
2. Quién puede usar Inventario
Creador y Administrador pueden gestionar Inventario. Eso significa que pueden crear, editar, desactivar productos, trabajar con proveedores, recepción y reposición.
Veterinario y Asistente pueden ver Inventario como consulta, pero no deberían editar productos, precios, stock ni proveedores.
Diagrama:
Inventario
├── Creador: puede gestionar
├── Administrador: puede gestionar
├── Veterinario: solo consulta
└── Asistente: solo consulta
Advertencia: cambiar inventario sin cuidado puede afectar ventas, stock, reposición y reportes. Por eso no todos los roles deben editarlo.
3. Producto vs servicio
En Inventario existen productos y servicios. No son lo mismo.
Producto: es algo físico. Se entrega al cliente. Tiene cantidad. Puede quedarse sin stock. Puede necesitar reposición.
Servicio: es algo que la clínica hace. No tiene cantidad física. No se descuenta del inventario. No se repone con proveedor.
Ejemplos:
Producto: Bravecto, alimento, shampoo, collar, vacuna, medicamento.
Servicio: consulta, baño, cirugía, control, peluquería.
Diagrama:
Producto físico
└── Tiene cantidad
└── Se descuenta al vender
└── Puede aparecer en Reposición
Diagrama:
Servicio
└── No tiene cantidad física
└── Se cobra, pero no baja stock
└── No se repone como producto
Advertencia: elegir mal entre Producto y Servicio es uno de los errores más peligrosos de Inventario.
4. Regla de oro: no pongas stock a un servicio
Un servicio no se guarda en una estantería. Por eso no debe tener stock.
Ejemplos correctos:
- Consulta general → Servicio → sin stock.
- Baño medicado → Servicio → sin stock.
- Cirugía menor → Servicio → sin stock.
- Control post cirugía → Servicio → sin stock.
Ejemplos incorrectos:
- Consulta general → Producto → stock 100.
- Baño → Producto → stock 20.
- Cirugía → Producto → stock 5.
El problema es que si marcas un servicio como producto, Osialo puede tratarlo como algo físico. Eso puede confundir ventas, stock y reposición.
Esquema:
Servicio con stock
↓
Osialo cree que es algo físico
↓
Ventas y stock se confunden
↓
Reposición puede quedar mal
5. Carga el producto como lo vendes
La regla madre del inventario es esta: carga el producto como realmente lo vendes.
Si vendes comprimidos sueltos, la unidad debe ser comprimido o unidad. Si vendes cajas cerradas, la unidad debe ser caja. Si vendes bolsas, la unidad debe ser bolsa. Si vendes frascos, la unidad debe ser frasco.
Ejemplo:
Si compras una caja de 10 comprimidos, pero vendes comprimidos sueltos, no conviene cargarla como “caja” si luego vas a vender por comprimido. Eso puede confundir stock y ventas.
Esquema:
Cómo vendes
↓
Así debe estar cargado
↓
Venta clara
↓
Stock claro
↓
Reposición clara
6. Cómo escribir buenos nombres de productos
El nombre debe decir exactamente qué producto o servicio es. No debe ser genérico.
Un buen nombre puede incluir:
- Marca.
- Producto.
- Rango de peso si aplica.
- Concentración si es medicamento.
- Presentación.
- Tamaño, volumen o peso.
- Unidad de venta.
- Especie si puede confundirse.
Ejemplo de estructura:
Marca + producto + rango/presentación + tamaño + unidad
Ejemplo:
Bravecto 10-20 kg comprimido unidad
Ejemplo:
Royal Canin Gastrointestinal Perro bolsa 2 kg
Ejemplo:
Shampoo medicado piel sensible frasco 250 ml
No hace falta que todos los productos tengan todos los datos, pero el nombre debe ser suficientemente claro para que otra persona sepa qué está vendiendo o qué debe reponer.
7. Ejemplos de nombres correctos e incorrectos
Ejemplos incorrectos:
- Pastilla pulgas
- Antipulgas
- Medicina
- Producto
- Varios
- Shampoo
- Alimento
- Vacuna
- Consulta
- Inyección
Ejemplos mejores:
- Bravecto 10-20 kg comprimido unidad
- NexGard 10-25 kg comprimido unidad
- Royal Canin Gastrointestinal Perro bolsa 2 kg
- Shampoo medicado piel sensible frasco 250 ml
- Vacuna séxtuple canina dosis
- Consulta general
- Baño medicado
- Control post cirugía
Esquema:
Nombre genérico
↓
No se sabe qué se vendió
↓
No se sabe qué reponer
↓
Reporte confuso
Esquema:
Nombre claro
↓
Venta clara
↓
Reposición clara
↓
Reporte más útil
8. Unidad de venta
La unidad de venta indica cómo vendes el producto al cliente.
Ejemplos de unidad:
- unidad
- comprimido
- frasco
- bolsa
- caja
- dosis
- tubo
- lata
Ejemplo:
Bravecto 10-20 kg comprimido unidad
Ejemplo:
Royal Canin Gastrointestinal Perro bolsa 2 kg
Ejemplo:
Vacuna séxtuple canina dosis
Advertencia: si la unidad está mal, después no sabrás si vendiste caja, comprimido, bolsa, frasco o dosis.
Esquema:
Unidad clara
↓
Venta clara
↓
Stock claro
Esquema:
Unidad confusa
↓
No sé si vendí caja, comprimido, bolsa o frasco
9. Categoría
La categoría ayuda a ordenar el inventario y entender qué se vende más.
Ejemplos de categorías:
- Antiparasitarios.
- Alimentos.
- Medicamentos.
- Higiene.
- Accesorios.
- Servicios clínicos.
- Servicios estéticos.
Regla práctica: elige la categoría que mejor describa lo que estás cargando. No elijas cualquier categoría solo para avanzar rápido.
Advertencia: una categoría mal elegida puede hacer que después los reportes sean menos claros.
10. Especies objetivo
Las especies objetivo indican para qué animales corresponde ese producto o servicio.
Ejemplos:
- Solo perro.
- Solo gato.
- Perro y gato.
- Otras especies, si aplica.
Ejemplos correctos:
- NexGard 10-25 kg comprimido unidad → perro.
- Arena sanitaria bolsa 4 kg → gato.
- Consulta general → puede aplicar a varias especies.
- Shampoo medicado → puede aplicar a varias especies, según cómo lo use la clínica.
Advertencia: si eliges mal la especie, OSI puede tener menos contexto para sugerir correctamente.
11. Precio de venta
El precio de venta es lo que la clínica cobra al cliente.
Ejemplos:
- Consulta general: Bs. 80.
- Bravecto 10-20 kg comprimido unidad: Bs. 280.
- Baño medicado: Bs. 120.
Regla práctica: revisa bien el precio antes de guardar.
Advertencia: si el precio está mal, las ventas y reportes pueden quedar mal.
Esquema:
Precio correcto
↓
Venta correcta
↓
Reporte correcto
Esquema:
Precio mal cargado
↓
Venta mal calculada
↓
Reporte poco confiable
12. Controla stock
“Controla stock” significa que Osialo va a contar cuántas unidades hay.
Debe estar activado cuando:
- Es producto físico.
- Hay unidades que entran y salen.
- Se vende y se descuenta.
- Puede agotarse.
- Puede necesitar reposición.
Debe estar desactivado cuando:
- Es un servicio.
- No hay cantidad física.
- No se repone.
- No se guarda en estantería.
Ejemplos:
- Bravecto 10-20 kg comprimido unidad → controla stock.
- Royal Canin Gastrointestinal Perro bolsa 2 kg → controla stock.
- Consulta general → no controla stock.
- Baño medicado → no controla stock.
Advertencia: si apagas el control de stock en un producto físico, Osialo no podrá ayudarte bien con el inventario de ese producto.
13. Stock actual
Stock actual es la cantidad física que tienes disponible en la clínica hoy.
Ejemplo: si tienes 8 unidades de Bravecto en estantería, el stock actual es 8.
Si vendes comprimidos sueltos:
- 8 comprimidos disponibles = stock actual 8.
Si vendes cajas cerradas:
- 8 cajas disponibles = stock actual 8.
Regla práctica: cuenta físicamente antes de cargar.
Advertencia: si el stock actual está mal, puedes creer que tienes producto cuando no tienes, o creer que falta cuando sí hay.
Esquema:
Stock contado físicamente
↓
Inventario confiable
↓
Ventas y reposición más claras
Esquema:
Stock inventado o aproximado
↓
Inventario poco confiable
↓
Errores al vender o reponer
14. Stock mínimo
Stock mínimo es el punto donde quieres que Osialo muestre que conviene reponer.
Muy importante: stock mínimo no significa “quiero tener solo esa cantidad”. Significa “cuando llegue a esta cantidad, quiero revisar reposición”.
Ejemplo:
Si para Bravecto pones stock mínimo 3, cuando queden 3 o menos Osialo lo puede mostrar en Reposición.
Esquema:
Stock actual: 10
Stock mínimo: 3
↓
Todavía hay suficiente
Esquema:
Stock actual: 3
Stock mínimo: 3
↓
Ya conviene revisar Reposición
Esquema:
Stock actual: 0
Stock mínimo: 3
↓
Urgente: ya no hay producto
Regla práctica: el stock mínimo debe tener sentido para la rotación del producto. No debe ponerse al azar.
15. Descripción y tags
Descripción y tags sirven para agregar información extra o ayudar a encontrar el producto.
Descripción:
- Puede tener una explicación breve.
- No debe reemplazar al nombre.
- No debe guardar datos importantes que deberían estar en el nombre.
Tags:
- Son palabras sueltas para ayudar a buscar.
- Ejemplos: cachorro, renal, mensual, piel, antipulgas.
Ejemplo:
Nombre: Royal Canin Gastrointestinal Perro bolsa 2 kg
Descripción: Alimento digestivo para perros.
Tags: digestivo, gastrointestinal, perro
Advertencia: no pongas información crítica solo en descripción o tags. El nombre debe seguir siendo claro.
16. Proveedores
Proveedores sirve para llevar un directorio de las personas o empresas a las que la clínica compra productos.
Un proveedor puede tener:
- Nombre.
- Teléfono o contacto.
- Notas.
- Estado activo o inactivo.
Este registro ayuda cuando necesitas preparar pedidos, contactar por WhatsApp o recordar a quién se le compra un producto.
Esquema:
Proveedor bien registrado
↓
Pedido más fácil
↓
WhatsApp más rápido
↓
Reposición más ordenada
Advertencia: si el teléfono del proveedor está mal escrito, el mensaje de WhatsApp puede no abrir correctamente o puede ir a un número equivocado.
17. Reposición
Reposición ayuda a revisar productos con stock bajo, agotado o con pedido en curso.
Reposición no sube stock. Reposición es una intención de compra o pedido al proveedor.
Ejemplo:
Quedan pocas unidades de Bravecto. El producto aparece en Reposición. El Administrador prepara un pedido, elige proveedor, ajusta cantidad y puede enviar un WhatsApp al proveedor.
Esquema:
Stock bajo
↓
Aparece en Reposición
↓
Admin prepara pedido
↓
Admin envía WhatsApp al proveedor
↓
Pedido queda en curso
↓
Esperar llegada de mercadería
Importante: Reposición no significa que la mercadería ya llegó. Solo significa que estás gestionando la compra.
Si el proveedor no tiene stock, subió el precio, no responde o finalmente no vas a comprar, debes anular el pedido.
Esquema:
Pedido no se realizará
↓
Anular pedido
↓
No cambia stock
18. Recepción de mercadería
Recepción sirve para registrar lo que realmente llegó físicamente a la clínica.
Recepción sí puede subir stock. Reposición no sube stock.
La regla más importante es esta: solo registra recepción cuando la mercadería llegó físicamente a la clínica.
Ejemplos correctos:
- Llegaron 10 unidades de Bravecto.
- Llegaron 5 bolsas de alimento.
- Llegaron 12 frascos de shampoo.
- Llegó parte del pedido y se registra la cantidad real recibida.
Ejemplos incorrectos:
- Registrar recepción solo porque el proveedor dijo que enviará mañana.
- Registrar recepción antes de contar la mercadería.
- Registrar cantidades aproximadas.
- Registrar como recibido algo que todavía no llegó.
Esquema:
Mercadería llegó físicamente
↓
Contar cantidad real
↓
Registrar recepción
↓
Stock sube
Esquema:
Proveedor prometió enviar
↓
No registrar recepción todavía
↓
Esperar llegada física
Advertencia: una recepción libre no debe usarse para cerrar pedidos enviados automáticamente. Si el ingreso viene desde un pedido, se debe registrar desde ese pedido para que quede correctamente relacionado.
19. Carga masiva de inventario
La carga masiva de inventario sirve para subir muchos productos y servicios al mismo tiempo usando una plantilla.
Es una operación delicada porque puede afectar ventas, stock, reposición, oportunidades y reportes.
Antes de hacer carga masiva, conviene entender bien:
- Producto vs servicio.
- Nombres correctos.
- Unidad de venta.
- Precio.
- Stock actual.
- Especies objetivo.
- Categorías.
Reglas importantes:
- No subir servicios con stock.
- No subir productos duplicados.
- No cambiar columnas de la plantilla.
- No inventar categorías.
- No cargar nombres genéricos.
- Revisar la vista previa antes de confirmar.
Esquema:
Plantilla bien llenada
↓
Vista previa clara
↓
Carga más segura
↓
Inventario ordenado
Esquema:
Plantilla mal llenada
↓
Errores bloqueados o datos confusos
↓
Pérdida de tiempo
↓
Riesgo de inventario desordenado
Si Osialo frena una carga, no significa que la app se rompió. Significa que está evitando que subas datos malos.
20. Errores comunes en Inventario
1. Escribir nombres genéricos.
2. Cargar el mismo producto varias veces.
3. Mezclar productos con servicios.
4. Poner stock a un servicio.
5. Cargar todas las vacunas como “vacuna”.
6. No separar tamaños o presentaciones.
7. Cargar comprimidos como caja cuando se venden sueltos.
8. Poner precios sin revisar.
9. Poner stock aproximado sin contar.
10. Elegir especie incorrecta.
11. Cambiar un producto viejo para usarlo como otro diferente.
12. Crear un producto nuevo sin buscar si ya existía.
13. Guardar datos de proveedor, lote o vencimiento dentro del nombre.
14. No revisar antes de guardar.
15. Registrar recepción si la mercadería todavía no llegó.
16. Usar Reposición creyendo que sube stock.
17. No anular pedidos que ya no se realizarán.
18. Poner stock mínimo sin sentido.
19. Usar descripción o tags para reemplazar un nombre mal escrito.
21. Checklist antes de guardar
Antes de guardar un producto o servicio, revisa:
- ¿Es producto o servicio?
- Si es servicio, ¿está sin stock?
- Si es producto, ¿controla stock?
- ¿El nombre dice exactamente qué producto es?
- ¿Está escrito como lo vendes?
- ¿Tiene concentración si es medicamento?
- ¿Tiene rango de peso si aplica?
- ¿Tiene especie si puede confundirse?
- ¿Tiene presentación: comprimido, frasco, bolsa, dosis, unidad?
- ¿Tiene tamaño, volumen o peso: 250 ml, 2 kg, talla M?
- ¿Tiene sabor o color si cambia el producto?
- ¿La unidad de venta coincide con cómo lo vendes?
- ¿La categoría está bien elegida?
- ¿La especie objetivo corresponde?
- ¿El precio está correcto?
- ¿El stock actual fue contado?
- ¿El stock mínimo tiene sentido?
- ¿Busqué si ya existía?
- ¿Otra persona de la clínica entendería qué vender?
- ¿Otra persona sabría qué reponer?
Esquema:
Antes de guardar
↓
Revisar tipo
↓
Revisar nombre
↓
Revisar unidad
↓
Revisar precio
↓
Revisar stock
↓
Revisar categoría y especie
↓
Guardar solo si está claro
22. Cierre
Un inventario bien cargado evita errores en cadena. Si el inventario está claro, vender, reponer y analizar la clínica será mucho más fácil.
No cargues productos apurado. No uses nombres genéricos. No pongas stock a servicios. No registres recepción si la mercadería no llegó. No uses Reposición creyendo que sube stock.
Esquema final:
Inventario claro
↓
Venta clara
↓
Stock confiable
↓
Reposición ordenada
↓
Reportes útiles
↓
Mejor contexto para OSI
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